Comunicar significa tornar comum uma ação (COMUM+AÇÃO), compartilhar ações e informações. Desde os primórdios a comunicação foi fundamental para a vida em sociedade. Interagimos, aprendemos e evoluímos através da comunicação.
A Comunicação pode ser entendida como uma ferramenta, uma ciência e principalmente uma habilidade fundamental para o síndico. Portanto, esteja atento como anda a comunicação no seu condomínio e invista tempo, energia, criatividade e até uma previsão no orçamento para que a comunicação seja um item fundamental na sua gestão, cuide bem dela.
Gerenciar um condomínio, com tantas demandas, pessoas diferentes e funcionários que dividem espaço e despesas é fundamental a transparência das ações através de uma boa comunicação. Ela evita conflitos, ações judiciais, retrabalhos, desperdícios e ajuda na integração de todos, no entendimento das regras, percepção do trabalho do síndico, andamento das ações, segurança de todos em relação aos investimentos e na reeducação de posturas inadequadas.
Comunique-se! A comunicação planejada é proatividade e evita muitas demandas para o síndico.
A comunicação como habilidade
- Durante o processo de comunicação 7% do conteúdo estão nas palavras (o que é dito), 38% no tom de voz (o modo como é dito) e 55% na expressão corporal. Portanto, esteja atento ao O QUÊ você diz e COMO diz. Sua comunicação deve ter credibilidade e seriedade, você responde civil e criminalmente por seus atos quanto síndico, inclusive nas suas comunicações.
- Ao comunicar tenha claro qual seu objetivo com a mensagem.
- Esteja disponível para ouvir. Uma escuta autêntica e empática, sem julgamentos e preconceitos, buscando o entendimento da necessidade, muitas vezes não expressada, mas que está presente. Ao ouvir um condômino tenha em mente: qual a necessidade dele? O que ele precisa neste momento? Como posso auxiliar, dentro de minhas atribuições?
- Dê retorno a respeito das solicitações, que encaminhamentos que foram dados. Podemos não conseguir resolver todos os problemas, mas as pessoas precisam saber o que estamos fazendo para tentar solucionar.
- Estimule os funcionários (zelador, porteiros) para comunicar as informações relevantes aos condôminos.
- Comunicar não é falar. O processo de comunicação necessita entendimento, certificar-se de que a mensagem chegou da maneira desejada. Questione o que foi entendido do que você disse, isto vale para os funcionários, fornecedores e condôminos. A responsabilidade por uma boa comunicação é do emissor.
A comunicação como ferramenta
- Teremos diversos públicos dentro do condomínio, todos precisam ser atingidos. Existem aqueles que não utilizam internet, aqueles não iram utilizar o elevador, não irão passar pelo mural. Conheça seu público e planeje sempre como atingir os diferentes perfis.
- Existem os canais mais formais para a comunicação no condomínio, muitas vezes eles serão necessários: Circulares, Ata, carta, notificações estas requerem a confirmação de recebimento através de protocolo, o que evita a expressão: “eu não estava sabendo”. Porém, levam mais tempo para a formalização e entrega.
- Murais e elevadores: fácil acesso de todos, são ótimos para informações que interfiram na rotina do prédio: falta de água, luz e campanhas educativas. Precisam sempre ser reforçadas por outro canal: e-mail, mensagens celular, aviso/lembrete pelos funcionários.
- Assembleias e reuniões: planeje e prepare todas as informações relevantes para todos e aproveite as reuniões para passar informações e ouvir os moradores.
- Placas educativas: são ótimas para lembrar que existem regras e que alguém se importa e zela por aquele local.
- Informativos/jornais/news: dependendo do tamanho do condomínio é interessante ter um informativo trimestral (por exemplo), para colocar todos a par do que tem acontecido no condomínio, tanto pela gestão quanto pelos moradores. Utilize a criatividade, envolva as pessoas e desenvolva, junto com uma equipe, o jornal do condomínio.
- Livro de ocorrências: deve estar sempre disponível para a formalização de acontecimentos no condomínio. Deve ser sempre revisado e dado os devidos encaminhamentos.
- Redes sociais (facebook, grupos no whatsapp): não são as melhores alternativas para uma comunicação de credibilidade e formalidade necessária para a gestão (bom... isto renderia outro artigo).
- Aplicativos específicos para condomínios: hoje em dia as plataformas online permitem que seu condomínio tenha um site personalizado, com diversas funcionalidades para melhorar a comunicação e a gestão, disponibilizando a centralização das informações e permitindo uma comunicação mais ágil. Um investimento que vale muito a pena.
Para finalizar, utilize os diferentes meios simultaneamente para a comunicação, isto garante o reforço e que todos serão atingidos. E, sempre terão “aqueles” temas que necessitarão de reforço de tempos em tempos. Reeducamos comportamentos e posturas através da comunicação também.
Ariane Padilha - Psicóloga/Síndica Profissional e Consultora da Fator G Condomínios
Artigo publicado também no Jornal ClickSindico
