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A importância do Planejamento na rotina do Síndico.

Você conhece o síndico bombeiro? Aquele que está sempre correndo para resolver os problemas e apagar os incêndios diários, é um “pepino” atrás do outro. São os colaboradores, os fornecedores, os condôminos, as crianças, os cachorros, o barulho, a mudança, a portaria, o registro d’água, o portão, a infiltração, o inadimplente, a água da piscina, o elevador, as vagas, a limpeza (ou a falta dela), os conflitos, o vizinho intolerante, o vizinho sem noção e a falta de recursos financeiros. E o síndico “tentando” equilibrar tudo isto. Muitas vezes se vê perdido diante de tantas demandas, ou ele paralisa e não consegue resolver nenhuma ou sai desatinado com sua mangueira de incêndio apagando o fogo, mas nem sempre atuando na prevenção deles. Resultado: Síndico estressado e as relações com condôminos desgastadas.

PARE!

Comece a planejar.



Para planejar é preciso enfrentar os problemas e buscar as alternativas, atuando diretamente na causa e foco na solução. Assim, com um bom planejamento muitos problemas são evitados, prevenidos e muitos desejos realizados.

O final de ano está aí, um bom momento para começar o seu planejamento para 2018.

O primeiro planejamento fundamental e indispensável é o planejamento das Rotinas de Manutenção e obrigatoriedades: Seguro, elevadores, extintores, mangueiras, limpeza caixas d’água, PCCI, LTIP, geradores, portões, bombas. Mantenha uma planilha para controle com todos os itens e prazos. Lembre-se que a manutenção preventiva, evita maiores transtornos, incluí-las na previsão orçamentária, reduz os riscos de despesas maiores.

Mantenha um plano para o gerenciamento da rotina de limpeza e manutenção das áreas comuns – Defina junto à equipe a frequência (2 vezes por dia, diária, semanal, quinzenal, mensal), o modo de limpeza de cada item (corredores, vidros, elevadores, hall de entrada, calçadas, garagem, toldos, escadas, corrimãos, salão de festas, academia, etc...) e mantenha o controle das atividades dos colaboradores.

Outro item que merece ser planejado é a comunicação: Defina quais os canais que utilizará para a comunicação, qual será a melhor abordagem para cada tema, qual o objetivo de cada comunicação e COMUNIQUE-SE.

O síndico precisa planejar as rotinas diárias, de manutenção, obrigações legais, melhorias, benfeitorias, novas aquisições, obras (das pequenas às grandes). Para isto devemos ter planejamentos de curto, médio e longo prazo. Existem ações que se não forem bem planejadas e com antecedência despenderam um alto custo na hora da execução, com planejamento é possível diluir o custo (como no caso de uma reforma de fachada).



Dicas para começar seu planejamento:

  • Liste TODAS as suas necessidades (inclusive aquela lixeirinha barata, o tapete, o vaso de flores, pois é uma necessidade e tem um custo) e os problemas.

(Agora imagine TODAS elas realizadas, sim é possível, desde que você planeje).

  • Defina prioridades, leve em consideração os seguintes conceitos (pontuando de 1 a 5), os itens com maior pontuação devem ser atendidos primeiro e assim por diante: (ah! A lixeirinha pode entrar numa programação do mês, mas precisa estar lá)

  • Gravidade – o impacto que gera - do que não tem gravidade ao extremamente grave;

  • Urgência – a pressão do prazo para atender à necessidade ou resolver o problema – se pode esperar à necessidade de ação imediata;

  • Tendência – se o problema pode aumentar – o problema não irá mudar ou irá piorar rapidamente.

*Conte sempre com a análise de mais pessoas, conselho, zelador, moradores.

  • Aprove suas prioridades junto aos condôminos e parta para seus planos, cada necessidade ou problema deverá ter seu plano de ação.

  • Defina seu objetivo, ações necessárias, responsáveis, prazos e custos (você pode utilizar a ferramenta 5W2H). Inclua na previsão orçamentária;

  • Aprove seu plano e...

  • Parta para Ação!

Todo plano deve ser avaliado constantemente e pode sofrer mudanças. Em cada reunião todos poderão saber como está o andamento dos planos e ao final da sua gestão você pode apresentar um relatório com todas as suas ações. Você mais tranquilo e todos satisfeitos, pois sabem o que está sendo feito e quando será feito, de forma transparente e participativa.


Ariane PadilhaPsicóloga – Consultora e Síndica Profissional da Fator G CondomíniosArtigo publicado no Jornal ClickSíndico


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